System obiegu dokumentów służy wymianie dowolnych dokumentów w formie elektronicznej. Dzięki wbudowanemu mechanizmowi workflow wykorzystującemu standard BPMN, pozwala zdefiniować dowolne scenariusze przepływu dokumentów w firmie. System może być wykorzystany do różnych rodzajów dokumentów, takich jak:

  • faktury;
  • oferty;
  • karty zmian technologicznych;
  • zapytania/reklamacje klientów.

System ten przyspiesza i upraszcza obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Wykorzystanie systemu obiegu dokumentów pozwala osiągnąć liczne korzyści, m.in.:

  • optymalizację i usystematyzowanie procesów biznesowych;
  • wzrost wydajności pracy dzięki wyeliminowaniu papierowego obiegu dokumentów;
  • przyspieszenie obiegu dokumentów i wyeliminowanie problemu zagubionych dokumentów;
  • możliwość podglądu, który użytkownik w danym momencie pracuje nad dokumentem;
  • jednoczesny dostęp do dokumentu przez wielu użytkowników na poszczególnych etapach pracy.

Cechy funkcjonalne

  • system obsługuje „sprawy”, a nie tylko zeskanowane obrazy dokumentów. Sprawą może być zarówno dokument zdefiniowany w systemie, np. faktura czy oferta jak również zapytanie klienta przysłane z zewnątrz. Do takich „spraw” można przypinać załączniki w formie zeskanowanych dokumentów;
  • WorkFlow, czyli schemat obiegu dokumentów, może być zdefiniowany dla dowolnych dokumentów przy pomocy edytora graficznego wykorzystującego standard BPMN;
  • podział schematu obiegu dokumentów na etapy z przypisaniem do każdego etapu osób, które są odpowiedzialne za jego wykonanie;
  • możliwość wskazania zastępstw dla osób odpowiedzialnych;
  • informacja o tym, który użytkownik w danym momencie pracuje z danym dokumentem;
  • pełna historia zmian wprowadzonych w dokumencie;
  • możliwy jednoczesny dostęp wielu osób do jednego dokumentu.

Przykładowe zastosowania obiegu dokumentów w systemie ERP Firmatic

  • Elektroniczne zatwierdzanie faktur – po wprowadzeniu faktury do systemu, jej zeskanowaniu i załączeniu jej obrazu, faktura wraz z załącznikiem jest wysyłana przez pracownika działu księgowości do zatwierdzenia merytorycznego. Jednocześnie oryginał faktury jest archiwizowany i nie opuszcza działu księgowości. Dzięki zdefiniowanemu w workflow scenariuszowi, faktura automatycznie trafia do osoby odpowiedzialnej za jej merytoryczne zatwierdzenie.
  • Elektroniczne zatwierdzanie kart zmian technologicznych – po opracowaniu zmiany w technologii wytwarzania wyrobu, zmiana jest opisywana w odpowiednim dokumencie w systemie i rozpoczyna się proces jej akceptacji. Wcześniej zdefiniowany scenariusz przebiegu procesu zatwierdzania zmian czuwa nad tym, żeby dokument był przekazywany kolejno do odpowiednich działów/osób.